Plik biurowy w drukarni
Projektu z Worda ani PowerPointa nie wysyła się do drukarni w oryginalnym pliku. Trzeba ustawić rozmiar strony z zapasem na spady, osadzić czcionki, wyłączyć kompresję zdjęć i zapisać dokument jako PDF. Wtedy prosty materiał, jak dyplom, cennik czy zaproszenie, da się wydrukować bez przekładania.
Programy biurowe powstały do dokumentów drukowanych w biurze, a nie w drukarni. Nie pracują w kolorach CMYK, nie mają spadów i domyślnie zmniejszają zdjęcia. Dlatego plik, który dobrze wygląda na ekranie i na drukarce biurowej, w drukarni może wyjść z białą ramką, innym fontem albo zmienionym kolorem.
Poniżej opisujemy, co da się poprawić w samym Wordzie lub PowerPoincie, czego się nie da i kiedy lepiej oddać projekt do przełożenia w programie graficznym.
- drukarnia potrzebuje PDF, nie pliku DOCX ani PPTX,
- rozmiar strony powiększony o spady,
- czcionki osadzone w pliku,
- zdjęcia bez kompresji,
- kolory zmienią się po konwersji do CMYK.
Nie przyjmujemy do druku plików pakietu Office ani OpenOffice. Powód jest prosty: ten sam dokument otwarty na innym komputerze potrafi się przesunąć, zmienić czcionkę albo przenieść akapit na kolejną stronę. PDF zamraża wygląd pliku i pokazuje drukarni dokładnie to, co widzisz Ty.
Ogólne zasady przygotowania plików opisujemy w poradniku jak przygotować plik do druku. Tutaj skupiamy się na tym, co zrobić, gdy projekt powstał w programie biurowym.
Co program biurowy robi inaczej niż program graficzny
| Obszar | Word i PowerPoint | Co to oznacza w druku |
|---|---|---|
| Kolory | tylko RGB | kolory mogą wymagać konwersji do profilu drukarskiego; niektóre intensywne barwy mogą wyglądać inaczej na wydruku |
| Spady | brak | tło do krawędzi trzeba ustawić ręcznie na powiększonej stronie |
| Zdjęcia | domyślnie kompresowane | rozmyte zdjęcia, jeśli nie wyłączysz kompresji |
| Czcionki | z systemu, nie zawsze osadzane | zamiana fontu na inny na komputerze drukarni |
| Czerń | czerń złożona z czterech farb | drobny tekst może mieć kolorowe obwódki |
Nie wszystko da się obejść. Kolorów CMYK ani czerni z jednej farby w Wordzie nie ustawisz. Przy dokumencie z dużą ilością tekstu i kilkoma zdjęciami zwykle nie ma to znaczenia. Przy materiale, w którym kolor firmowy albo zdjęcie produktu grają główną rolę, lepiej przełożyć projekt do programu graficznego.
Jak przygotować plik z Worda w sześciu krokach
Ustaw rozmiar strony ze spadami
W układzie strony wybierz rozmiar niestandardowy i dodaj po 3 mm z każdej strony. Dla ulotki A5 będzie to 154 × 216 mm zamiast 148 × 210 mm. Tło i zdjęcia, które mają dochodzić do krawędzi, rozciągnij aż do brzegu tej powiększonej strony.
Ustaw marginesy bezpieczne
Tekst, logo i numery telefonów trzymaj co najmniej 5 mm od linii cięcia, czyli 8 mm od krawędzi powiększonej strony. Przy cięciu arkusz może przesunąć się o ułamek milimetra.
Wyłącz kompresję zdjęć
W opcjach programu, w części dotyczącej rozmiaru i jakości obrazu, zaznacz, żeby nie kompresować obrazów w pliku, i ustaw najwyższą rozdzielczość. Wstawiaj zdjęcia w oryginale, nie przez kopiuj i wklej z przeglądarki.
Osadź czcionki
W opcjach zapisywania zaznacz osadzanie czcionek w pliku. Jeśli font na to nie pozwala, program ostrzeże przy eksporcie. Wtedy zamień go na inny albo oddaj plik do przełożenia.
Zapisz jako PDF
Użyj eksportu do PDF, a nie drukowania do wirtualnej drukarki. W opcjach eksportu wybierz wersję do druku lub publikacji, nie minimalny rozmiar pliku.
Sprawdź PDF przed wysłaniem
Otwórz PDF w przeglądarce plików PDF, powiększ zdjęcia i sprawdź, czy tło dochodzi do krawędzi. We właściwościach dokumentu zobaczysz listę osadzonych czcionek.
PowerPoint: slajd to nie format papieru
Domyślny slajd w PowerPoincie ma proporcje ekranu 16:9. Kartka A4 ma zupełnie inne proporcje, więc prezentacja wydrukowana bez zmian dostaje białe pasy albo jest przycięta. Przed rozpoczęciem projektu ustaw niestandardowy rozmiar slajdu w centymetrach, od razu z zapasem na spady.
Zmiana rozmiaru slajdu po zaprojektowaniu przesuwa i skaluje wszystkie elementy. Jeśli prezentacja jest gotowa, a ma trafić do druku jako broszura, zwykle szybciej jest przełożyć ją do programu do składu niż poprawiać każdy slajd ręcznie.
Materiał
Dyplom, zaproszenie, cennik
Dużo tekstu, mało zdjęć, kolor nie jest krytyczny. Poprawnie wyeksportowany PDF z Worda zwykle się nadaje.
PDF wystarczyMateriał
Ulotka z kolorem firmowym
Intensywny niebieski, zieleń albo pomarańcz po konwersji z RGB mogą wyraźnie zgasnąć. Warto przełożyć projekt i ustawić kolor w CMYK.
lepiej przełożyćMateriał
Prezentacja jako broszura
Slajdy 16:9 trzeba dopasować do formatu, złożyć w strony i dodać spady. To praca dla programu do składu.
przełożeniePlik z Worda lub PowerPointa: sprawdź przed wysłaniem
- rozmiar strony z 3 mm spadu,
- tło rozciągnięte do krawędzi,
- tekst 5 mm od linii cięcia,
- kompresja zdjęć wyłączona,
- czcionki osadzone,
- eksport do PDF, nie druk do PDF,
- sprawdzony podgląd PDF,
- jedna strona PDF na jedną stronę wydruku.
Z praktyki: co robimy z plikami biurowymi
Z praktyki Studio Grafton
Gdy klient przysyła DOCX albo PPTX, prosimy o PDF albo proponujemy przełożenie projektu. Pliku biurowego nie drukujemy bezpośrednio, bo nie mamy pewności, że u nas wygląda tak samo jak u klienta.
Najczęstszy problem w PDF z Worda to biała ramka dookoła. Tło kończy się na krawędzi kartki, a drukarnia potrzebuje go 3 mm dalej, żeby po cięciu nie zostały białe paski.
Przy dyplomach z listą nazwisk często dostajemy dokument Worda z korespondencją seryjną. Wtedy lepiej przysłać osobno wzór i listę w arkuszu, a personalizację przygotujemy sami.
Jeśli kolor firmowy ma znaczenie, pytamy o jego wartości CMYK albo Pantone. Kolor wybrany w palecie Worda to wartość RGB, która po przeliczeniu może wyglądać inaczej.
Częsta sytuacja na rynku
Firma przygotowuje cennik w PowerPoincie na slajdzie 16:9 i zamawia druk w formacie A4. Plik zostaje przeskalowany, pojawiają się białe pasy u góry i u dołu, a drobny tekst robi się jeszcze mniejszy. Ustawienie rozmiaru slajdu na A4 ze spadami przed rozpoczęciem pracy oszczędza całe przekładanie.
Wyślij plik, sprawdzimy go albo przełożymy
Prześlij PDF albo oryginalny plik z Worda lub PowerPointa i podaj format druku. Sprawdzimy, czy nadaje się do druku, a jeśli nie, wycenimy przełożenie.
- plik PDF lub DOCX, PPTX,
- format i nakład,
- kolor firmowy, jeśli jest,
- termin.
FAQ: Word i PowerPoint do druku
Czy mogę wysłać do drukarni plik z Worda?
Nie w formacie DOCX. Drukarnia potrzebuje PDF, bo tylko on zachowuje wygląd dokumentu niezależnie od komputera. Plik z Worda trzeba poprawnie wyeksportować do PDF.
Jak dodać spady w Wordzie?
Ustaw niestandardowy rozmiar strony powiększony o 3 mm z każdej strony, na przykład 154 × 216 mm dla A5, i rozciągnij tło do krawędzi tej strony.
Dlaczego kolory z Worda wyglądają inaczej po druku?
Word pracuje w RGB, a druk w CMYK. Przy przeliczeniu intensywne kolory, zwłaszcza niebieski, zielony i pomarańczowy, tracą nasycenie.
Jak przygotować prezentację z PowerPointa do druku?
Przed projektem ustaw rozmiar slajdu na docelowy format papieru ze spadami, osadź czcionki i wyeksportuj PDF. Zmiana rozmiaru gotowych slajdów przesuwa wszystkie elementy.
Co zrobić, gdy czcionka nie chce się osadzić?
Zamień ją na font, który pozwala na osadzanie, albo oddaj plik do przełożenia w programie graficznym, gdzie tekst można zamienić na krzywe.
Kiedy lepiej przełożyć projekt do programu graficznego?
Gdy liczy się kolor firmowy, zdjęcia produktów, tło do krawędzi albo projekt ma wiele stron. Wtedy przełożenie daje pewniejszy efekt niż poprawki w Wordzie.
