Stoisko opłacone, dojazd zaplanowany, nocleg zarezerwowany. A na kilka dni przed wydarzeniem okazuje się, że materiały nie są gotowe. Zaczyna się pośpiech: roll-up robiony po godzinach, ulotki z pierwszym lepszym tekstem, katalog ze starymi cenami, logo w trzech wersjach i wizytówki, które wyglądają, jakby należały do innej firmy.

Do tego często dochodzi problem, o którym nikt wcześniej nie pomyślał: organizator ma własne wymagania techniczne. Grafika przygotowana w złym wymiarze albo bez uwzględnienia profili zabudowy wraca do poprawki, kiedy do targów zostaje kilka dni.

Od około 30 lat projektujemy i drukujemy materiały dla firm, więc ten scenariusz znamy z wielu zleceń. Poniżej opisujemy, jak przygotować się do targów bez nerwów: od czego zacząć, co naprawdę jest potrzebne, ile tego zamówić i co przekazać studiu, zanim ruszy projekt.

Zanim padnie pytanie o format i nakład, firma powinna ustalić kilka rzeczy. Po co jedzie na targi: po zapytania ofertowe, po nowych dystrybutorów czy po samą rozpoznawalność. Do kogo chce dotrzeć. Który produkt albo usługę wysuwa na pierwszy plan. Co odwiedzający ma zapamiętać po krótkiej rozmowie i co ma zrobić później, na przykład zadzwonić, zeskanować kod albo umówić spotkanie.

Odpowiedzi porządkują resztę. Roll-up, ulotka, katalog i wizytówka mają mówić to samo i prowadzić do tego samego działania. Kiedy każdy materiał powstaje osobno, odwiedzający wraca do domu z mieszanką komunikatów zamiast jednej myśli o firmie.

To najczęściej pomijany etap, a od niego zależy, czy grafika w ogóle pasuje do stoiska. Zanim zaczniemy projektować cokolwiek, co ma trafić na stoisko, prosimy klienta o wszystkie materiały techniczne, które dostał od organizatora targów. Dotyczy to szczególnie elementów przygotowywanych pod konkretne stoisko albo system wystawienniczy.

Potrzebujemy między innymi:

• regulaminu technicznego targów i wytycznych organizatora dotyczących grafik,
• specyfikacji stoiska oraz dokładnych wymiarów poszczególnych powierzchni,
• wykrojników, makiet technicznych i szablonów przygotowania grafiki,
• zasad dotyczących spadów, obszarów bezpiecznych, rozdzielczości i przestrzeni kolorystycznej,
• instrukcji podziału dużych grafik na części,
• informacji o sposobie montażu i rodzaju podłoża,
• innych wymagań organizatora lub firmy budującej stoisko.

Nie ma jednego uniwersalnego formatu dla wszystkich wydarzeń i nie zakładamy, że każde targi stosują te same zasady. Organizator, operator hali albo firma wykonująca zabudowę może mieć własne systemy, wymiary i wymagania produkcyjne. Dlatego dokumenty powinny trafić do studia przed właściwym projektowaniem. Jeśli organizator przekazuje wykrojnik albo szablon techniczny, projekt przygotowujemy na tym pliku lub dokładnie według jego wymagań.

Na targach spotyka się kilka firm i łatwo pomylić ich role. Organizator wynajmuje powierzchnię i ustala zasady, często także techniczne. Firma wykonująca zabudowę stawia stoisko z konkretnych elementów. Drukarnia zamienia gotowy plik w wydruk. Studio graficzne projektuje i przygotowuje plik do produkcji. Wystawca, czyli klient, koordynuje przygotowania i odpowiada za przekazane dane oraz decyzje.

Przed rozpoczęciem pracy trzeba ustalić, kto produkuje dany element. Jeśli grafiki na zabudowę wykonuje zewnętrzna firma, klient powinien pobrać od niej komplet parametrów technicznych i przekazać je nam. Nie zakładamy, że znamy technologię zabudowy konkretnego organizatora bez dokumentacji, bo każde targi robią to trochę inaczej.

Roll-up jest zwykle pierwszym, co klient widzi ze stoiska. Ustawia się go przy wejściu albo za stołem rozmów, w linii wzroku, a nie w rogu za stojakiem z ulotkami. Widać go z kilku metrów, więc musi być czytelny z kilku metrów.

W praktyce oznacza to logo w górnej części, wyraźnie większe, niż wydaje się na monitorze, jedno hasło mówiące, czym firma się zajmuje, i jedną korzyść. Numer telefonu i adres strony mają sens, ale mniejsze i niżej. Kod QR działa, kiedy prowadzi do konkretnej podstrony, na przykład oferty targowej albo formularza, a nie do strony głównej. Całej oferty nie upychamy, bo roll-up nie jest katalogiem.

Dolne 10 do 15 cm grafiki chowa się w kasecie, więc nie umieszczamy tam niczego ważnego. Resztę wymiarów i spadów opisaliśmy w poradniku jak przygotować roll-up do druku.

Druk roll-upu 85 × 200 cm kosztuje 300 zł netto, a 100 × 200 cm 320 zł netto. W cenie jest aluminiowa kaseta i pokrowiec transportowy, dostawa kurierem także. Projekt zaczyna się od 350 zł netto. Szczegóły znajdziesz na stronach druku roll-upów i projektowania roll-upów.

Jednej liczby dla wszystkich nie ma. Na małym stoisku, gdzie odwiedzający i tak stoją blisko, jeden roll-up zwykle wystarcza. Postawiony za rozmowami robi tło i pokazuje markę. Na większym stoisku dwa roll-upy potrafią oznaczyć wejście albo pokazać dwie osobne grupy produktów, każdą z własnym hasłem. Przy stoisku otwartym z kilku stron przydaje się po jednym z każdej strony, z której idą ludzie.

Trzeci i czwarty egzemplarz z tym samym komunikatem rzadko cokolwiek dodaje, a zabiera miejsce i budżet. Jeśli nie ma powodu, żeby mieć więcej niż jeden, nie namawiamy do zamawiania większej liczby.

Ulotka na targach nie sprzedaje produktu. Ma przypomnieć o firmie, kiedy odwiedzający wróci do biura z torbą dwudziestu podobnych papierów od różnych wystawców. Dlatego jedna wyraźna oferta wygrywa z listą wszystkiego, co firma robi.

Format A6 (105 × 148 mm) mieści się w kieszeni i sprawdza się jako kupon, zaproszenie na stoisko albo krótkie hasło z kodem QR. A5 (148 × 210 mm) pomieści krótki opis oferty, kilka zdjęć i dane kontaktowe, dlatego wybiera się go najczęściej. DL (99 × 210 mm) jest wąski, dobrze wygląda jako cennik albo zestaw usług i wchodzi do koperty. Różnice opisaliśmy szerzej w porównaniu formatów ulotek A6, B6, A5 i DL.

Na pierwszej stronie dajemy nazwę firmy, jedną korzyść i powód, dla którego odwiedzający ma odwrócić kartkę. Na drugiej krótką ofertę, dane i kod QR. Cen zwykle nie wpisujemy, jeśli zmieniają się co kwartał, bo ulotka poleży w szufladzie dłużej niż cennik. Ceny mają sens przy stałej, prostej ofercie.

Ile to kosztuje, pokażemy na formacie A5, przy zadruku dwustronnym na papierze kredowym. Sto sztuk na papierze 135 g to 120 zł netto, na 170 g 150 zł netto, a na 250 g 200 zł netto. Tysiąc sztuk na 170 g kosztuje 350 zł netto, czyli 35 groszy za sztukę zamiast 1,50 zł przy setce. Projekt ulotki zaczyna się od 400 zł netto, niezależnie od formatu, więc razem wychodzi od 550 zł netto za sto sztuk i od 750 zł netto za tysiąc.

Ceny i nakłady sprawdzisz na stronach druku ulotek A5, A6 i DL, a projekt zamówisz w ofercie projektowania ulotek. Jak przygotować sam plik, opisaliśmy w tekście jak przygotować ulotkę do druku.

Katalog ma sens, kiedy firma pokazuje dużo: wiele produktów, wariantów, realizacji albo dane techniczne, do których klient będzie wracał. Broszura sprawdza się przy krótszej prezentacji, czyli jednej usługi, inwestycji albo oferty dla konkretnej grupy klientów.

Nie każda firma potrzebuje katalogu na czterdzieści czy osiemdziesiąt stron. Często wystarczy broszura na 8, 12 albo 16 stron, jeśli tyle mieści ofertę i pasuje do wybranej oprawy. Liczba stron zależy od technologii oprawy, więc ustalamy ją razem z projektem, a nie dopisujemy na końcu.

Różnice między katalogiem, broszurą, folderem i ulotką opisaliśmy w artykule katalog, broszura, folder czy ulotka. Projekt katalogu zaczyna się od 150 zł netto za stronę, a druk katalogów i broszur wyceniamy indywidualnie, bo cena zależy od liczby stron, papieru i oprawy. Zajrzyj na strony projektowania katalogów, druku katalogów, projektowania broszur i druku broszur.

Ta część jest dla producentów, dystrybutorów, firm technicznych i handlu B2B, czyli tam, gdzie klient pyta o konkretny indeks.

W takim katalogu największą robotę robi porządek. Indeksy i kody produktów muszą stać w kolejności, w jakiej klient będzie ich szukał. Tabele z parametrami składamy tak, żeby dało się je czytać bez lupy, z tym samym układem na każdej stronie. Zdjęcia produktów trzymamy w jednej stylistyce i na podobnym tle. Kategorie odzwierciedlają sposób, w jaki klient myśli o ofercie, a nie strukturę magazynu.

Tu widać doświadczenie w składzie DTP. Przy katalogach z tysiącami pozycji jedna zmiana w tabeli potrafi rozjechać dwadzieścia stron, jeśli plik nie jest dobrze zbudowany. Solidny szablon pozwala wymienić ceny albo dodać nowy produkt bez składania całości od nowa.

Na targach wizytówki wciąż się wymienia, bo to najszybszy sposób na zostawienie danych bez proszenia kogoś o wyjęcie telefonu. Po dwóch dniach rozmów wizytówka przypomina też, z kim się rozmawiało, czego notes na stoisku często nie załatwia.

Liczymy jedną na każdą poważną rozmowę plus zapas na wymianę z innymi wystawcami. Dla stoiska z dwiema osobami na trzy dni zwykle wystarcza około 300 sztuk. Wizytówka wygląda tak samo jak reszta materiałów: te same kolory, ten sam układ logo, ta sama czcionka. Dane muszą być aktualne, łącznie z numerem bezpośrednim i adresem e-mail. Kod QR albo link do profilu ma sens, jeśli prowadzi do czegoś, co ktoś rzeczywiście chce zobaczyć, na przykład do oferty albo kalendarza spotkań.

Projekt wizytówki kosztuje 200 zł netto i obejmuje nieograniczone poprawki. Druk na papierze GardaMat Art 400 g, zadruk dwustronny, z dostawą: 100 sztuk to 90 zł netto, 300 sztuk 130 zł netto, 500 sztuk 140 zł netto, a 1000 sztuk 160 zł netto. Zobacz druk wizytówek, projektowanie wizytówek oraz poradnik jak przygotować wizytówkę do druku.

Nie każda firma potrzebuje teczki. Ma sens wtedy, gdy handlowiec po rozmowie przekazuje klientowi coś więcej niż ulotkę: ofertę, cennik, specyfikację, wzór umowy, kartę produktu albo kilka osobnych materiałów, które trzeba trzymać razem. Teczka porządkuje wtedy dokumenty i sprawia, że oferta wygląda jak jedna całość, a nie stos kartek. Jeśli na stoisku rozdajesz same ulotki, będzie zbędnym kosztem.

Do doboru wykrojnika potrzebujemy wiedzieć, na ile dokumentów ma być teczka. Projekt zaczyna się od 350 zł netto, a druk wyceniamy indywidualnie. Więcej znajdziesz w poradniku o teczce ofertowej dla firmy oraz na stronach projektowania i druku teczek ofertowych.

Baner, plakat i tablica pracują na stoisku inaczej niż roll-up, bo zależą od konstrukcji, na której wiszą. To, co wybierzemy, wynika z budowy stoiska: czy jest ścianka, na czym można coś zawiesić, na jakiej wysokości i jakie mocowania dopuszcza organizator. Baner z oczkami wisi inaczej niż plakat na panelu, a tablica z logotypem potrzebuje własnych punktów mocowania.

Jeśli grafika trafia bezpośrednio na element zabudowy targowej, wracamy do dokumentacji technicznej organizatora lub wykonawcy stoiska. Projekt musi powstać według niej, nie według domysłów.

W ofercie mamy banery (standard 50 zł netto za metr kwadratowy liczony od rozpoczętego metra, projekt 250 zł netto), plakaty oraz tablice z PCV i Dibondu, które porównaliśmy w artykule tablica PCV czy Dibond. Oznaczenia kierunkowe i wewnętrzne projektujemy w ramach wayfindingu, a projekt banerów zamówisz w ofercie projektowania banerów.

Roll-up, katalog, ulotka i wizytówka powinny wyglądać jak jedna kampania. Klient zobaczy je w ciągu kilku minut, jedne obok drugich, a potem porówna z tym, co zabrał od konkurencji.

W praktyce sprowadza się to do kilku ustaleń. Te same kolory i krój pisma. Jeden styl zdjęć. Logo w tym samym miejscu i w podobnej wielkości. Spójny sposób pokazywania produktów, ten sam język komunikacji i to samo wezwanie do działania na każdym materiale. Kiedy hasło na roll-upie brzmi inaczej niż w katalogu, a na wizytówce jest jeszcze trzecie, klient nie wie, co firma naprawdę oferuje.

Tu widać przewagę zlecenia całości jednemu studiu. Jedna osoba pilnuje kolorów i marginesów na wszystkich formatach, a poprawka w logo przechodzi przez cały komplet naraz. Szerzej pisaliśmy o tym w tekście projekt i druk w jednym miejscu. Jeśli firma nie ma jeszcze uporządkowanej identyfikacji, warto zacząć od identyfikacji wizualnej, zanim ruszy druk.

Hierarchia jest prosta i taka sama na roll-upie, plakacie i fryzie nad stoiskiem:

1. marka, czyli logo,
2. informacja, czym firma się zajmuje,
3. główna korzyść dla klienta,
4. konkretny produkt lub usługa.

Kilkanaście równorzędnych komunikatów oznacza, że nie zostanie żaden. Jeśli po pięciu sekundach patrzenia ktoś nie potrafi powiedzieć, co robisz, grafika jest za gęsta.

Jednej liczby nie ma, a każdy, kto podaje ją bez pytań, zgaduje. Liczy się liczba dni targów, spodziewana liczba odwiedzających, liczba handlowców na stoisku, ile rozmów da się realnie przeprowadzić i to, czy materiały rozdajesz wszystkim, czy tylko zainteresowanym. Do wyniku dodaje się zapas.

Przykład dla firmy B2B. Stoisko na trzy dni, dwie osoby, około 20 poważnych rozmów dziennie na osobę. To 120 rozmów. Wizytówki: jedna na rozmowę i zapas na wymiany, czyli około 300 sztuk. Ulotki rozdajesz zainteresowanym, nie każdemu przechodzącemu, więc wystarczy 300 do 500 sztuk. Katalogi tylko po rozmowie i tylko tym, którzy realnie mogą kupić, czyli około 40 do 60 sztuk. Roll-up jeden lub dwa.

Liczby będą inne, jeśli ulotki rozdajesz przy wejściu do hali albo jeśli targi są duże i publiczne. W konfiguratorze ulotek do wyboru są nakłady 100, 200, 500 i 1000 sztuk, większe wyceniamy indywidualnie. Przy takim przykładzie sensowny jest nakład 500 sztuk.

Kolejność ma znaczenie. Wygląda ona tak:

1. pozyskanie od organizatora dokumentacji technicznej,
2. zebranie wykrojników i wymiarów,
3. zebranie logo, zdjęć i tekstów,
4. ustalenie koncepcji i projekt,
5. dopasowanie projektu do szablonów technicznych,
6. korekty i akceptacja,
7. przygotowanie plików produkcyjnych,
8. druk i kontrola,
9. dostawa.

W naszej praktyce pełny komplet z katalogiem potrzebuje około sześciu do ośmiu tygodni, bo katalog jest najdłuższy. Roll-up, ulotki i wizytówki zamkniesz w trzy do czterech tygodni, jeśli teksty i logo są gotowe. Sam druk trwa krócej: wizytówki i ulotki standardowo od 3 do 5 dni roboczych, roll-up i baner w kilka dni. Przy pilnych zleceniach ustalamy termin ekspresowy, ale ekspres nie dotyczy każdej usługi i nie zastąpi czasu na korekty.

Pierwszy błąd to zamawianie wszystkiego osobno, u różnych wykonawców, bez wspólnego briefu. Kończy się tym, że roll-up ma jeden odcień koloru firmowego, ulotka drugi, a katalog trzeci. Do tego dochodzi za dużo tekstu, drobne napisy, których nie da się przeczytać z odległości, zdjęcia w niskiej jakości i brak jednej głównej oferty. Często brakuje też wezwania do działania: ktoś przeczytał, ale nie wie, co ma zrobić.

Drugi zestaw problemów jest techniczny. Stare dane w katalogu, źle dobrany nakład, druk zamówiony na ostatnią chwilę i kod QR, którego nikt nie sprawdził telefonem.

Trzeci dotyczy samego stoiska. Grafika rozpoczęta bez wykrojników od organizatora, przygotowana w złym wymiarze, bez uwzględnienia elementów konstrukcyjnych, profili i łączeń paneli, które zasłaniają fragment obrazu. Logo albo tekst pod takim profilem znika, a poprawka po wydruku oznacza wydruk od nowa.

Poniżej trzy zestawy złożone z pozycji, które mamy w ofercie. Wszystkie kwoty to ceny netto z aktualnego cennika i cen w drukarni online. Projekty wyceniamy od podanej kwoty, więc sumy też są zapisane jako „od”. Pozycje, których nie da się policzyć bez szczegółów, oznaczyliśmy jako wycenę indywidualną.

Dla firmy z jedną usługą i małym stoiskiem.

• roll-up 85 × 200 cm: projekt od 350 zł, druk 300 zł, razem od 650 zł,
• ulotki A5, 100 sztuk, papier 170 g: projekt od 400 zł, druk 150 zł, razem od 550 zł,
• wizytówki, 100 sztuk: projekt 200 zł, druk 90 zł, razem 290 zł.

Cały zestaw wychodzi od 1490 zł netto, w tym projekty od 950 zł i druk 540 zł.

Dwa roll-upy, katalog albo broszura, wizytówki, teczki i ulotki.

• dwa roll-upy 85 × 200 cm z osobnymi projektami: projekty od 700 zł, druk 600 zł, razem od 1300 zł,
• wizytówki, 300 sztuk: projekt 200 zł, druk 130 zł, razem 330 zł,
• ulotki A5, 1000 sztuk, papier 170 g: projekt od 400 zł, druk 350 zł, razem od 750 zł.

Te trzy pozycje dają od 2380 zł netto. Katalog albo broszura i teczki to wycena indywidualna: projekt katalogu zaczyna się od 150 zł za stronę, projekt teczki od 350 zł, a druk katalogów, broszur i teczek wyceniamy po ustaleniu liczby stron, papieru i oprawy.

Roll-upy, katalog, broszura, ulotki, wizytówki, teczki i baner.

• dwa roll-upy 100 × 200 cm z osobnymi projektami: projekty od 700 zł, druk 640 zł, razem od 1340 zł,
• baner standardowy 1 × 3 m (3 m²): projekt 250 zł, druk 150 zł, razem 400 zł,
• ulotki A5, 1000 sztuk, papier 170 g: razem od 750 zł,
• wizytówki, 500 sztuk: projekt 200 zł, druk 140 zł, razem 340 zł.

Pozycje policzone razem to od 2830 zł netto. Katalog, broszura i teczki zostają poza tą kwotą jako wycena indywidualna.

Im wcześniej te materiały zostaną zebrane, tym mniejsze ryzyko kosztownych poprawek pod koniec projektu. Przygotuj:

• logo w dobrej jakości, najlepiej wektorowe,
• identyfikację wizualną lub księgę znaku, jeśli istnieje,
• teksty i aktualną ofertę,
• zdjęcia produktów i realizacji,
• dane kontaktowe i adres strony,
• kody QR albo docelowe linki,
• informacje o produktach oraz aktualne ceny, jeśli mają znaleźć się na materiałach,
• dokumentację techniczną organizatora targów i dokładne wymiary powierzchni,
• wykrojniki, makiety i szablony produkcyjne,
• wymagania dotyczące plików ustalone przez organizatora lub wykonawcę zabudowy,
• informację, kto produkuje poszczególne elementy stoiska.

Brak części tych rzeczy nie blokuje startu. Koncepcję można rozpocząć bez wykrojników, ale plik produkcyjny poczeka na dokumentację.

W Studiu Grafton można zlecić całą drogę od pomysłu do paczki: koncepcję, projekt, skład DTP, przygotowanie plików produkcyjnych, dopasowanie projektów do dostarczonych wykrojników, druk małoformatowy i wielkoformatowy oraz cały komplet materiałów na targi.

Praktyczna korzyść jest prosta. Plik od początku powstaje pod technologię, w której zostanie wydrukowany, więc jest mniej pomyłek. Pracuje jeden zespół zamiast kilku, korekty idą szybciej i nikt nie przekazuje plików między firmami. Przez około 30 lat widzimy, że najdroższe są poprawki robione po druku, a nie sam druk.

Jeśli targi wracają co roku, można to ułożyć jako stałą obsługę graficzną firmy, wtedy szablony i dokumentacja stoiska zostają w jednym miejscu.